助成金(補助金)は基本的に後払い
これは知っている人も多いかと思いますが助成金は基本的に後払いです。
例えば500万円の助成金(補助金)に採択されたとします。
期間が4月〜翌3月までの1年間とすると、その1年間で対象となる経費を500万円を上限に助成してくれます。
しかし実際に500万円がもらえるのは対象期間が終わり、その後の全ての検査が終わってからです。
なので実際に振り込まれるのは翌年の6月とかが現実的だと思います。
ということは500万円の助成金が採択されても、先に建て替える必要があるので最低でも500万円を用意する必要があります。
しかも対象の経費を全額助成してくれるものは少なくて、多くは対象経費の2/3とか1/2とかです。
2/3の場合だと500万円を助成してもらう為には対象経費として750万円を計上する必要があり、更にその全てを建て替える必要があるのです。
もちろんきっちり使い切る必要はないのですが、せっかくであればちゃんと活用したいですよね。
創業間もない会社が高額を調達するのは簡単ではないですが、助成金に採択されていると比較的有利なケースもあります。
対象経費の支払いはネットバンクがオススメ
これかなり重要です。対象となる経費を使うときは詳細な記録を残しておく必要があります。
人件費なら雇用契約書、出勤簿(タイムカード)、給与明細、そして支払い明細など。
委託費なら仕様書、見積書、発注書、請求書、納品書、支払明細など。
旅費なら領収書、出張報告書、チケットの半券、支払明細など。
とにかくありとあらゆる記録がないと対象経費として認めてもらえません。
僕は「各書類に加えて領収書もあるし、通帳にも残るから良いだろー」と思ってATMから振り込んだ支払いがいくつかありました。
ATMから振り込むと明細の紙が出てきますがそれは残していませんでした。
通帳にも振り込んだ記録は残っているのですが、振り込んだ先の詳細な情報までは残っていません。
せいぜい口座名義のみでそれも長い場合は切れていることもあります。
こういう場合は対象経費として認められずに泣く泣く取り下げたものもあります。
その点ネットバンクは振込先の詳細な情報が残るし、データもいつでも取れるので非常に便利です。
(あまりにも昔のやつは取れない場合もあるので事前にダウンロードしてデータとして残しておくことをおすすめします)
僕の場合はただ単にネットバンクの方が楽ちんだという理由でたまたまほとんどの支払いにネットバンクを使っていてたまたま記録が残っていたので助かりました(笑)
キャッシュでの支払いは現金出納帳をきちんとつけよう！
僕がもらっていた助成金は出張費なども対象経費に入っていたのですが、その中での交通費(電車代やバス代)などはすべてキャッシュで支払っています。
宿泊費や飛行機代はカードで支払っていたので支払い記録が残っていたのですが、キャッシュで払ったバス代や電車代は全く記録に残っていません。
バス代は領収書がありますが、支払い記録が一切残っていないので対象経費になりませんでした。
毎月現金出納帳をつけていればこれが証拠として採用されたそうです。
(これは採択後の採択者向けの説明会でも教えてくれなかった・・・。はじめから言っておいてくれれば。。）
あらゆるものをデータ化してバージョン管理しておくと良い
助成金によりますが僕がもらっていたのは1年間という期間だったので、残しておく書類の量も必然的に多くなりました。
期間終了後、完了報告書という形でその書類を整理して提出するのですが、おそらく1回でパスした人は居ないんじゃないか？というくらい色々追加で書類を依頼されたり、修正を依頼されたりとどんどん書類が増えていき、何が最新なのかどんどんわからなくなっていきます。
再提出の度に領収書などを原本からコピーして添付してという作業はとにかく大変でした。
そして実は様々な書類の原本が必要になるのは本当に最後の最後だけなのです。
なのでこれから助成金(補助金)を受けられる方は領収書や提出書類はどんどん電子化しておくことをおすすめします。
電子化したデータをバージョン管理しておけばどれが最新かもわかるし、再提出する必要が出てくればそのデータをプリントアウトするだけ。
更に対象経費のジャンルごとにデータをまとめておけばめちゃくちゃ楽だったと思います。
とにかくあらゆるデータを残しておけばあとで何とかなります。
わからないことや不安な点は事前に事務局に確認！
これ本当にちゃんと確認して、かつそのやりとり自体も記録に残しておくことをおすすめします。
終わってからわかったのは事務局の方も完璧ではないということです。
対象経費になるのかならないのか微妙なものがあったので事前に確認したことがあったのですが、その時はOKをもらったのに最終的に対象経費から除外されたものもありました。
この辺りのやりとりを記録に残していなかったのを後悔しました。
とにかくわからないことはしっかりと確認することをオススメします。
先日確定検査を終えたのですが、正直確定検査はめちゃくちゃ大変で途中「もう諦めようかなー」とも思いました。
けどやっぱり額が額だけになんとか最後までがんばれました。
そして当然ですがめちゃくちゃ助かってます。まさしく助成金！
絶対に活用するべきです。
これから受ける予定のある方、ぜひ参考にしてください。